Kako znate da je firma prerasla način na koji vodi skladište?

Kada se govori o rastu kompanije, najčešće se posmatraju pokazatelji koji su lako vidljivi. Broj porudžbina raste, dolaze novi kupci, širi se asortiman i rezultati izgledaju bolje nego prethodnih godina. Sve ukazuje na to da posao ide u dobrom pravcu i upravo zato se retko postavlja pitanje da li organizacija može da prati taj rast istim tempom.

Sa rastom poslovanja menja se i ono što se svakodnevno dešava u skladištu.

Dok sve funkcioniše, skladište se uglavnom podrazumeva. Roba ulazi, roba izlazi, porudžbine se pripremaju i isporučuju. Proces deluje stabilno i nema razloga da mu se posvećuje posebna pažnja. Međutim, rast ima jednu zanimljivu osobinu, on ne stvara probleme, već otkriva one koji su već postojali, ali nisu bili dovoljno vidljivi dok je obim poslovanja bio manji.

Kompanija koja je pre nekoliko godina obrađivala pedeset porudžbina dnevno može bez većih poteškoća da funkcioniše oslanjajući se na iskustvo zaposlenih, papirne evidencije ili Excel tabele. Ljudi znaju gde se roba nalazi, znaju kako proces funkcioniše i lako dolaze do informacija koje su im potrebne. Takav način rada često deluje sasvim dovoljno.

Problem nastaje onda kada posao počne da raste.

Odjednom više nije potrebno pronaći deset artikala, već stotinu. Nije potrebno pripremiti nekoliko isporuka, već desetine njih. Broj kupaca raste, zahtevi postaju složeniji, a količina informacija koju treba pratiti postaje prevelika da bi mogla da ostane samo u glavama ljudi koji godinama rade u skladištu.

U tom trenutku ne dolazi do velikog incidenta koji će svima pokazati da je vreme za promenu. Mnogo češće se pojavljuju sitni znakovi koje je lako ignorisati. Za istu informaciju potrebno je više vremena nego ranije. Sve češće se proverava da li je roba zaista na lokaciji na kojoj bi trebalo da bude. Novi zaposleni sporije ulaze u posao jer veliki deo procesa nije jasno definisan već zavisi od iskustva kolega. Ljudi rade više nego ranije, ali uprkos dodatnom trudu nema osećaja da posao postaje jednostavniji.

Takve situacije se često objašnjavaju rastom poslovanja. Smatra se da je normalno da stvari postanu složenije kada kompanija raste. I to jeste tačno. Međutim, složenost sama po sebi nije problem. Problem nastaje kada način rada ostane isti, iako se obim poslovanja značajno promenio.

Mnoge firme tada prvo razmišljaju o proširenju skladišnog prostora ili zapošljavanju dodatnih ljudi. Iako su to ponekad neophodni koraci, oni ne rešavaju suštinski problem. Ako proces nije dovoljno pregledan i organizovan, veći prostor i više zaposlenih često samo povećavaju složenost koju je već teško kontrolisati.

Zato kompanije koje ulaze u fazu intenzivnijeg rasta sve češće uvode Warehouse Management System. Ne zato što im je potreban još jedan softver, već zato što im je potreban sistem koji će omogućiti da skladište funkcioniše jednako pouzdano sa dvostruko većim obimom posla.

WMS uvodi strukturu u procese koji su do tada često zavisili od iskustva pojedinaca. Prijem robe, skladišne lokacije, kretanje artikala, komisioniranje i otprema postaju deo jedinstvenog sistema u kojem su informacije dostupne u realnom vremenu i ne zavise od toga ko je trenutno u smeni ili ko se čega seća. Time skladište prestaje da bude mesto na kojem se problemi rešavaju kada nastanu i postaje deo poslovanja koji omogućava da se problemi predvide i spreče.

Možda je upravo to najbolji pokazatelj da je firma prerasla način na koji vodi skladište. Ne onda kada ponestane prostora, niti kada broj porudžbina dostigne određenu cifru, već onda kada dalji rast počne da zavisi od toga koliko brzo i pouzdano informacije mogu da prate robu kroz ceo proces.

Jer uspešne kompanije ne rastu samo zato što prodaju više. One rastu zato što imaju sistem koji može da podrži taj rast bez gubitka kontrole, efikasnosti i pregleda nad onim što se svakodnevno dešava u skladištu.