Koje podatke o skladištu menadžment zapravo treba da prati?

„Koliko robe trenutno imamo na stanju?“

Naizgled jednostavno pitanje. I odgovor može da stigne vrlo brzo.

12.450 komada.

Ali šta taj broj zapravo govori o tome kako skladište funkcioniše?

Ne govori da li se stanje u sistemu poklapa sa stvarnim stanjem na policama. Ne govori koliko vremena je potrebno za pripremu porudžbine, koliko često zaposleni traže robu na pogrešnoj lokaciji ili zašto kamion čeka na utovar.

Znati koliko robe imate nije isto što i znati kako vam skladište radi.

Kada stanje u sistemu nije stanje na polici

Zamislimo da sistem pokazuje da imate 100 komada određenog artikla.

Prodaja na osnovu tog podatka prihvata porudžbinu. Skladište kreće sa pripremom i tek tada otkriva da ih na lokaciji zapravo ima 96.

U tom trenutku problem više nije samo razlika od četiri komada.

Problem je što je neko već doneo poslovnu odluku na osnovu informacije za koju je verovao da je tačna.

Možda će nedostajuća količina biti pronađena na drugoj lokaciji. Možda će porudžbina morati da se izmeni. A možda će kupac morati da sačeka.

U svakom slučaju, jedna netačna informacija pokrenula je niz dodatnih aktivnosti.

Zato za menadžment nije važno samo koliko robe ima na stanju, već i koliko može da veruje podacima na osnovu kojih donosi odluke.

Koliko vremena zaista odlazi na pripremu porudžbine?

Porudžbina je pripremljena i spremna za isporuku. Na prvi pogled, posao je završen.

Ali koliko je vremena prošlo od trenutka kada je stigla u skladište do trenutka kada je bila spremna?

Možda artikal nije pronađen na očekivanoj lokaciji. Čekala se dodatna informacija, promenjen je prioritet ili je neko morao ponovo da proverava količinu.

Svako od ovih čekanja pojedinačno može delovati beznačajno. Međutim, kada se ponavljaju iz dana u dan, postaju deo svakodnevnog rada.

Skladište može da obradi veliki broj porudžbina, a da pritom troši mnogo više vremena nego što je potrebno.

Zato nije dovoljno pratiti samo koliko je porudžbina obrađeno.

Važno je znati koliko traje njihova obrada, koji koraci oduzimaju najviše vremena i gde se zastoji najčešće ponavljaju.

Tek tada možemo da razlikujemo povremeni problem od procesa koji je potrebno drugačije organizovati.

Jedna pogrešna isporuka, više mogućih uzroka

Kupcu je isporučen pogrešan artikal.

Najbrže rešenje je pronaći pravi proizvod, organizovati zamenu i nastaviti dalje.

Ali time je rešena samo posledica.

Da li je roba pogrešno evidentirana prilikom prijema? Da li se nalazila na pogrešnoj lokaciji? Da li je tokom prikupljanja izabran pogrešan artikal ili je promena porudžbine stigla prekasno?

Sve ove situacije imaju isti rezultat, ali zahtevaju različita rešenja.

Ako znamo samo koliko je grešaka napravljeno, imamo podatak o rezultatu.

Ako znamo gde i zašto nastaju, imamo osnovu da sprečimo njihovo ponavljanje.

Upravo zato praćenje skladišnih aktivnosti nije važno samo za svakodnevni rad zaposlenih. Ono menadžmentu omogućava da prepozna delove procesa koje je potrebno unaprediti.

Da li vam zaista treba veće skladište?

Kada ponestaje prostora, jedan od prvih zaključaka može da bude:

„Treba nam veće skladište.“

Ali pre nego što se donese takva odluka, vredi pogledati kako se koristi postojeći prostor.

Koja roba se najčešće kreće? Koji artikli dugo ostaju na stanju? Gde se nalazi roba koja se svakodnevno priprema za isporuku?

Zamislimo skladište u kojem zaposleni više puta dnevno prelaze velike udaljenosti kako bi prikupili artikle koji se najčešće poručuju. Istovremeno, roba koja se retko pomera zauzima lako dostupne lokacije.

Skladište možda jeste puno, ali to ne znači da je prostor dobro organizovan.

Nije isto kada kapaciteti postaju nedovoljni zbog rasta poslovanja i kada postojeći prostor nije iskorišćen na odgovarajući način.

Pre ulaganja u dodatni prostor, važno je razumeti kako se koristi onaj koji već imate.

Kamion čeka. Gde je zapravo nastao problem?

Kamion je stigao u 10:00.

U 10:15 roba još nije spremna.

U 10:30 nedostaje jedna stavka.

U 10:40 kamion i dalje čeka.

Problem je postao vidljiv u 10:40. Ali to ne znači da je tada i nastao.

Možda porudžbina nije na vreme ušla u pripremu. Možda prioritet nije bio dobro određen. Možda stanje zaliha nije bilo tačno ili je izmena porudžbine stigla kada je priprema već počela.

Vozač vidi da roba nije spremna. Zaposleni u skladištu pokušavaju da završe pripremu. Prodaja proverava kada će isporuka krenuti.

Svako vidi deo problema, ali menadžmentu je potrebna šira slika.

Bez odgovarajućih podataka lako je zaključiti da je problem nastao prilikom utovara, iako je njegov uzrok možda nekoliko koraka ranije.

Razlika između praćenja posledica i upravljanja procesom upravo je u mogućnosti da prepoznamo gde problem zaista počinje.

Menadžmentu ne treba još jedan ekran pun brojeva

U skladištu svakodnevno nastaje veliki broj podataka. Ali njihova vrednost nije u tome koliko ih imamo, već šta na osnovu njih možemo da zaključimo.

Da li su zalihe tačne? Koliko traje priprema porudžbina? Gde nastaju greške? Da li se prostor koristi na pravi način? Koji zastoji se ponavljaju?

Odgovori na ova pitanja omogućavaju da se odluke ne donose tek kada problem postane vidljiv, već na osnovu onoga što se zaista dešava u skladištu.

Upravo tu Cloudis WMS ima važnu ulogu. Povezivanjem procesa prijema, smeštanja, kretanja, pripreme i otpreme robe, omogućava bolji pregled skladišnih aktivnosti i podataka koji nastaju tokom svakodnevnog rada.

Menadžment ne mora da zna gde se nalazi svaka kutija niti da prati svaki pojedinačni korak zaposlenih.

Ali treba da ima dovoljno informacija da razume da li skladište funkcioniše onako kako poslovanje zahteva i gde postoji prostor za unapređenje.

Jer nije dovoljno znati koliko robe imate. Važno je znati koliko dobro upravljate njome.