Zašto dobra skladišta deluju dosadno (i zašto je to znak da proces funkcioniše)

Kada pogledate skladište u kojem su ljudi stalno u pokretu, telefoni zvone, prioriteti se menjaju u hodu, a problemi rešavaju čim se pojave, lako je steći utisak da gledate veoma produktivan tim.

Posao se završava, isporuke odlaze, a zaposleni pronalaze način da odgovore na svaki novi zahtev.

Iz perspektive menadžmenta, rezultat je tu.

Ali postoji još jedno pitanje koje vredi postaviti: koliko napora je potrebno da bi se do tog rezultata došlo?

Da li zaposleni prate jasno definisan proces ili svakodnevno pronalaze način da posao ipak završe? Koliko odluka zavisi od nekoliko najiskusnijih ljudi? Koliko vremena odlazi na proveravanje informacija, menjanje prioriteta i rešavanje situacija koje su vremenom postale toliko uobičajene da ih više niko ne posmatra kao problem?

Takve stvari se teško vide u izveštaju na kraju meseca. Posebno dok poslovanje funkcioniše i rezultati stižu na vreme.

Tim se vremenom prilagodi postojećem načinu rada. Ljudi znaju koga treba da pitaju, gde treba dodatno da provere informaciju i kako da reše situaciju kada proces ne daje jasan odgovor. Iskustvo zaposlenih tako često postaje ono što održava operativu stabilnom.

Problem je što takav način rada ima granicu.

Ona obično postane vidljiva kada poslovanje počne da raste.

Više kupaca donosi više porudžbina, više robe i veći broj isporuka. Tim se širi, ali sa njim raste i broj ljudi koje treba koordinisati, informacija koje treba pratiti i odluka koje treba doneti tokom jednog radnog dana.

Ono što je ranije moglo da se reši kratkim dogovorom sada zahteva više vremena. Ono što je jedan iskusan zaposleni mogao da drži pod kontrolom postaje teško preneti na veći tim. Proces koji je dobro funkcionisao za jedan obim poslovanja više ne mora jednako dobro da funkcioniše za sledeći.

I tu dolazimo do nečega što na prvi pogled može da deluje neobično: dobro organizovano skladište često izgleda prilično dosadno.

U njemu nema potrebe za stalnim „gašenjem požara“, jer svakodnevni rad ne zavisi od improvizacije. Zaposleni imaju jasne zadatke, potrebne informacije su im dostupne, a proces ne zavisi od toga da li je tog dana prisutan kolega koji jedini zna „kako stvari ovde funkcionišu“.

To, naravno, ne znači da nepredviđene situacije nestaju. Isporuka može da zakasni, prioritet može da se promeni, kupac može da pošalje novi zahtev. Takve situacije su sastavni deo poslovanja.

Razlika je u tome što jedna promena ne mora da poremeti ostatak operacije.

Kada su procesi dobro postavljeni, tim može da reaguje na ono što je neplanirano bez potrebe da svaki put iznova organizuje ostatak rada.

Upravo tu svoju vrednost pokazuje WMS.

Njegova uloga nije da zameni iskustvo zaposlenih, već da ga podrži jasnim procesima i pouzdanim informacijama. Kada su prijem robe, skladištenje, komisioniranje i otprema povezani kroz sistem, manje toga zavisi od usmenih dogovora, dodatnih provera i znanja pojedinca.

Za menadžment to znači nešto još važnije: rast poslovanja ne mora automatski da donese proporcionalno više koordinacije, improvizacije i operativne složenosti.

Zato, kada sledeći put pogledate svoje skladište, možda pravo pitanje nije:

„Da li su svi zauzeti?“

Već:

„Koliko naš način rada pomaže ljudima da posao završe bez nepotrebnog dodatnog napora?“

Jer skladište koje izgleda mirno ne mora da znači da se u njemu radi manje.

Može da znači da su procesi dovoljno dobro postavljeni da zaposleni više ne moraju svakodnevno da nadoknađuju njihove nedostatke.

A to je ona vrsta „dosade“ koju želite dok vaše poslovanje raste.